Für den Fall, dass Sie die Nebenkostenrechnung noch nicht erledigt haben, dann sollten Sie dies rasch nachholen. Die Abrechnung der Nebenkosten darf einen Zeitraum von zwölf Monaten nicht überschreiten. Da diese zwölf Monate in vielen Fällen dem Kalenderjahr entsprechen, bleibt nicht mehr viel Zeit. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen auf, worauf Sie bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung achten müssen.
Vereinbarung im Mietvertrag
Sie müssen im Mietvertrag vereinbart haben, welche Nebenkosten Sie auf Ihren Mieter umlegen können. Wenn darin keine Vereinbarung getroffen wurde, dann können Sie diese Ihrem Mieter nicht nachträglich in Rechnung stellen. Es ist nicht erforderlich, dass die Nebenkosten alle einzeln im Vertrag aufgeführt werden, mit Ausnahme der Kosten, die nach der Betriebskostenverordnung unter „Sonstige Betriebskosten“ fallen. Wenn im Mietvertrag steht, dass alle Betriebskosten vom Mieter getragen werden, dann können ihm auch alle umlagefähigen Nebenkosten in Rechnung gestellt werden. Stehen im Mietvertrag einzelne Kosten, wie beispielsweise Müllabfuhr sowie Gebäudereinigung, dann können dem Mieter auch tatsächlich nur diese in Rechnung gestellt werden. Wenn keine Betriebskosten im Mietvertrag genannt sind, dann müssen lediglich die Heiz- und Warmwasserkosten vom Mieter übernommen werden. Alle restlichen Kosten werden durch die Kaltmiete abgedeckt.
Fristen einhalten
Nach Ende des Abrechnungszeitraumes haben Sie zwölf Monate Zeit, um die Abrechnung zu erstellen und diese dem Mieter zukommen zu lassen. Wenn Sie die Nebenkosten für das Kalenderjahr 2016 abrechnen, mit anderen Worten vom 01.01.2016 bis zum 31.12.2016, dann haben Sie die Pflicht sicherzustellen, dass Ihr Mieter diese Rechnung spätestens am 31.12.2017 erhält, d. h. Sie müssen dafür die Laufzeiten der Post mit einkalkulieren. Nach dieser Frist verliert die Nebenkostenabrechnung grundsätzlich ihre Gültigkeit und der Mieter kann die Zahlung verweigern.
Ausnahme: Wenn Sie jedoch einen triftigen Grund haben, warum Sie die Abrechnung nicht fristgerecht erstellen konnten, dann müssen Sie dies innerhalb von drei Monaten nachholen. Als Ausnahme gilt beispielsweise, wenn der Mieter unbekannt verzogen ist oder Ihnen die Versorger die Abrechnung zu spät übermittelt haben. Dafür müssen Sie Ihrem Mieter allerdings nachweisen können, dass Sie die Verspätung nicht selbst verschuldet haben.
Sie müssen Ihrem Mieter Einsicht gewähren
Ihr Mieter muss in der Lage sein, die Abrechnung prüfen zu können. Jede relevante Rechnung und jeder relevante Vertrag sollte aufbewahrt werden und auf Verlangen des Mieters vorgelegt werden. Erst nachdem der Mieter alle Kopien erhalten hat, muss er die Nebenkostenabrechnung zahlen.
Gut zu wissen
Keine Sorge, falls Ihnen ein inhaltlicher Fehler unterlaufen sollte, denn Sie dürfen diesen auch dann noch korrigieren, wenn die Abrechnungsfrist abgelaufen ist. Wichtig ist jedoch, dass keine formellen Fehler in der Abrechnung auftauchen, denn dann wird die Abrechnung nämlich unwirksam. Zu den inhaltlichen Fehlern zählt beispielsweise auch ein falscher Umlageschlüssel. Auf Verlangen des Mieters müssen Sie die Abrechnung erneut erstellen, auch dann, falls die Abrechnungsfrist schon abgelaufen ist. Dabei müssen Sie allerdings beachten, dass Sie trotz der neuen Abrechnung nur den Betrag der Nachzahlung von Ihrem Mieter einfordern können, der auf der ersten Abrechnung erschienen ist. Das bedeutet, dass Sie nach Ablauf der Frist als Vermieter zwar Ihren Nachzahlungsanspruch behalten, allerdings nur bis zur Höhe des Nachzahlungsbetrags, den Sie in der ersten Abrechnung errechnet haben. Jeglicher Differenzbetrag, der höher liegt, geht Ihnen verloren. Daher ist es wichtig, darauf zu achten, dass Ihre Nebenkostenabrechnung frei von formellen Fehlern ist.
Fazit:
Formelle Fehler können dazu führen, dass die Nebenkostenabrechnung unwirksam wird. Daher sollte die Abrechnung immer in Ruhe erstellt und vor dem Abschicken nochmals ganz genau durchgesehen werden. Für den Fall, dass Sie mehrere Mietobjekte haben und Sie gerne Unterstützung bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung hätten, dann kann Ihnen eine Hausverwaltung diese Arbeit abnehmen.
